Ticari faaliyetlerin temel taşı olan fatura, bir malın satışı veya bir hizmetin sunulması karşılığında alıcının borçlandığı tutarı gösteren, yasal olarak geçerli bir belgedir. Hem vergi yükümlülüklerinin doğru bir şekilde yerine getirilmesi hem de alıcı ile satıcı arasındaki ticari ilişkinin resmiyet kazanması açısından fatura düzenlemek kritik bir öneme sahiptir. Peki, bu önemli belgeyi düzenleme süreci nasıl işler? Bu rehber, fatura nasıl kesilir sorusuna A'dan Z'ye yanıt vererek, süreci sizin için anlaşılır kılmayı amaçlamaktadır.
Fatura kesme işlemine başlamadan önce, bazı temel gereklilikleri yerine getirmiş olmanız gerekir. Öncelikle, ticari faaliyette bulunan bir vergi mükellefi olmalısınız. Bu, bir şahıs şirketi, limited şirket veya anonim şirket sahibi olabileceğiniz anlamına gelir. Vergi mükellefi olduktan sonra, fatura düzenleyebilmek için ya anlaşmalı bir matbaadan kağıt fatura bastırmalı ya da dijital dönüşümün bir parçası olarak Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB) tarafından sunulan e-Fatura veya e-Arşiv Fatura sistemlerine dahil olmalısınız.
Günümüzde üç temel fatura türü bulunmaktadır:
-
Kağıt Fatura: Geleneksel yöntem olan kağıt fatura, Maliye Bakanlığı ile anlaşmalı matbaalarda bastırılır. Bu faturalar, seri ve sıra numarası takip edilerek elle veya bir yazıcı yardımıyla doldurulur. Faturada satıcının ve alıcının bilgileri (unvan, adres, vergi dairesi, vergi numarası), faturanın düzenlenme tarihi, belge numarası, satılan malın veya hizmetin cinsi, miktarı, birim fiyatı, tutarı, KDV oranı ve toplam bedel gibi bilgilerin eksiksiz olarak yer alması zorunludur.
-
e-Fatura (Elektronik Fatura): e-Fatura, yalnızca e-Fatura sistemine kayıtlı olan iki mükellef arasındaki ticari işlemler için düzenlenen dijital bir belgedir. Kağıt fatura ile aynı hukuki niteliklere sahiptir ancak tamamen elektronik ortamda oluşturulur, gönderilir ve saklanır. GİB portalı veya özel entegratör firmalar aracılığıyla kullanılır. Bu sistem, işlem hızını artırır, maliyetleri düşürür ve kağıt israfını önler.
-
e-Arşiv Fatura: Bu fatura türü, e-Fatura mükellefi olan bir satıcının, e-Fatura sistemine kayıtlı olmayan bir firmaya veya nihai bir tüketiciye (şahsa) yaptığı satışlar için düzenlenir. e-Fatura gibi dijital olarak oluşturulur ancak alıcısına e-posta veya SMS linki gibi elektronik yollarla iletilir. Alıcının talebi üzerine kağıt çıktısı da verilebilir.
Fatura türüne karar verdikten sonra, kesim işlemi temel olarak benzer adımları izler. Bu adımlar, temel olarak fatura nasıl kesilir sürecini özetlemektedir:
- Adım 1: Müşteri Bilgilerini Edinin: Faturayı düzenleyeceğiniz kişi veya kurumun tam unvanını/adını, soyadını, adresini, vergi dairesini ve vergi numarasını (veya T.C. kimlik numarasını) eksiksiz olarak alın.
- Adım 2: Belge Bilgilerini Doldurun: Faturanın düzenlenme tarihini ve seri/sıra numarasını (elektronik sistemlerde bu numara otomatik olarak verilir) ilgili alanlara yazın.
- Adım 3: Ürün veya Hizmet Detaylarını Girin: Satışını yaptığınız mal veya hizmetin adını, açıklamasını, miktarını, birimini (adet, kg, saat vb.) ve birim fiyatını belirtin.
- Adım 4: Tutarları ve Vergiyi Hesaplayın: Her bir kalem için miktar ile birim fiyatı çarparak toplam tutarı bulun. Ardından, bu tutar üzerinden geçerli KDV oranını (%1, %10, %20 gibi) uygulayarak KDV tutarını hesaplayın ve ilgili alana yazın.
- Adım 5: Genel Toplamı Oluşturun: Mal/hizmet bedeli ile KDV tutarını toplayarak faturanın genel toplamını, yani tahsil edilecek nihai rakamı belirleyin. Bu toplamı hem rakamla hem de yazıyla belirtmeniz gerekir.
- Adım 6: Faturayı Teslim Edin: Kağıt faturanın bir nüshasını müşterinize verin. e-Fatura ise sistem üzerinden otomatik olarak alıcının portalına düşer. e-Arşiv Fatura ise belirttiğiniz e-posta adresine gönderilir.
Fatura düzenlerken dikkat edilmesi gereken en önemli kurallardan biri, malın tesliminden veya hizmetin verilmesinden itibaren en geç 7 gün içinde faturanın kesilmesi zorunluluğudur. Bu süreye uyulmaması durumunda cezai yaptırımlarla karşılaşılabilir. Hatalı kesilen bir fatura ise duruma göre iade faturası veya gider pusulası ile düzeltilebilir.
Özetle, fatura nasıl kesilir sorusunun cevabı, işletmenizin yapısına ve müşterinizin statüsüne göre değişiklik gösterebilir. Günümüzde dijitalleşmenin artmasıyla e-Fatura ve e-Arşiv Fatura sistemleri giderek daha yaygın hale gelmektedir. Süreçle ilgili tereddüt yaşadığınız noktalarda veya karmaşık ticari durumlarda bir mali müşavirden destek almanız, olası hataların ve yasal sorunların önüne geçmenizi sağlayacaktır.