Dijital dönüşümün ticari hayattaki en önemli yansımalarından biri olan e-Fatura, işletmeler için hem yasal bir zorunluluk hem de operasyonel bir verimlilik aracıdır. Kağıt faturaların yerini alan bu sistem, ilk bakışta karmaşık gibi görünse de aslında oldukça basit adımlardan oluşur. İşletme sahipleri ve muhasebe profesyonelleri için hazırladığımız bu rehberde, e fatura nasıl kesilir sorusunun cevabını adım adım açıklayacağız.
E-fatura kesme sürecine başlamadan önce tamamlanması gereken birkaç temel hazırlık adımı bulunmaktadır. Bu adımlar, sistemin yasal ve teknik altyapısını oluşturur. İlk olarak, tüzel kişiler için Mali Mühür, şahıs şirketleri için ise E-İmza temin edilmelidir. Bu dijital kimlik doğrulama araçları, faturalarınızın yasal geçerliliğini sağlar ve sizin adınıza dijital imza atmanıza olanak tanır. Ardından, Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB) portalı üzerinden e-fatura başvurusunda bulunmanız gerekir. Başvurunuz onaylandıktan sonra, e-fatura kesmek için üç farklı yöntemden birini seçebilirsiniz: GİB Portal, özel entegratör aracılığı veya doğrudan entegrasyon.
Bu yöntemlerden en yaygın ve kullanıcı dostu olanı, özel entegratör firmalar aracılığıyla e-fatura kesmektir. Özel entegratörler, GİB ile sizin aranızda bir köprü görevi görerek süreci basitleştiren, bulut tabanlı yazılımlar sunar. Bu firmalar, kullanıcı dostu arayüzler, teknik destek, fatura takibi ve 10 yıl boyunca yasal saklama hizmetleri gibi birçok avantaj sağlar. GİB Portal ise ücretsiz bir alternatif olmakla birlikte, özellikle yoğun fatura kesen işletmeler için manuel veri girişi, sınırlı arşivleme imkanları ve daha az sezgisel arayüzü nedeniyle daha zahmetli olabilir. Doğrudan entegrasyon ise kendi sunucuları ve yazılım altyapısı olan büyük ölçekli işletmeler tarafından tercih edilen daha teknik bir yöntemdir.
Özel entegratör aracılığıyla e fatura nasıl kesilir sürecini adım adım inceleyelim:
-
Hesap Oluşturma ve Aktivasyon: Anlaşma sağladığınız entegratör firmanın web portalı üzerinden hesabınızı oluşturun. Bu aşamada Mali Mühür veya E-İmza'nızı bilgisayarınıza takarak ve gerekli sürücüleri kurarak sistem aktivasyonunu tamamlarsınız. Entegratör firma bu süreçte size teknik destek sağlayacaktır.
-
Fatura Oluşturma: Panelinize giriş yaptıktan sonra "Fatura Oluştur" veya benzeri bir butona tıklayın. Karşınıza, doldurmanız gereken standart bir fatura şablonu çıkacaktır. Bu şablon, kağıt faturadaki tüm yasal alanları içerir.
-
Alıcı Bilgilerini Girme: Faturayı keseceğiniz firmanın Vergi Kimlik Numarası (VKN) veya şahıs ise T.C. Kimlik Numarası'nı (TCKN) girin. Entegratör yazılımları, bu bilgiyi girdiğinizde alıcının e-fatura mükellefi olup olmadığını kontrol eder ve unvan ile adres bilgilerini GİB sisteminden otomatik olarak çeker. Bu özellik, hata yapma olasılığını büyük ölçüde azaltır.
-
Ürün/Hizmet Detaylarını Ekleme: Faturaya konu olan ürün veya hizmetin adını, miktarını, birimini, birim fiyatını ve KDV oranını ilgili satırlara yazın. Sistem, satır toplamını, KDV tutarını ve genel toplamı otomatik olarak hesaplayarak işinizi kolaylaştırır.
-
Fatura Senaryosunu Seçme: Faturanızı göndermeden önce "Temel Fatura" veya "Ticari Fatura" senaryolarından birini seçmeniz istenir. Temel Fatura, alıcı tarafından sistemsel olarak reddedilemeyen, doğrudan resmiyet kazanan fatura türüdür. Genellikle hizmet faturalarında veya önceden mutabık kalınan satışlarda kullanılır. Ticari Fatura ise alıcıya tebliğ tarihinden itibaren 8 gün içinde faturayı kabul, ret veya iade faturası düzenleme hakkı tanır. Genellikle ürün satışlarında tercih edilir.
-
İmzalama ve Gönderme: Tüm bilgileri son bir kez kontrol ettikten sonra "İmzala ve Gönder" butonuna tıklayın. Sistem, bilgisayarınıza takılı olan Mali Mühür veya E-İmza'nızın şifresini isteyecektir. Şifreyi girdikten sonra faturanız dijital olarak imzalanır ve saniyeler içinde GİB üzerinden alıcınıza güvenli bir şekilde iletilir.
Görüldüğü gibi, doğru araçlar kullanıldığında e-fatura kesme işlemi oldukça pratik ve hızlıdır. Bu dijital sistem, işletmelere muhasebe süreçlerinde ciddi anlamda zaman ve maliyet tasarrufu sağlamanın yanı sıra, fatura süreçlerini güvenli bir şekilde yönetme ve arşivleme imkanı sunar. Kağıt israfını önleyerek çevreye de katkıda bulunan e-fatura uygulaması, modern ticaretin vazgeçilmez bir parçası haline gelmiştir.